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Cambiar el concepto de oficina

By octubre 15, 2015 No Comments

Al menos desde la Revolución Industrial, cuando el concepto de trabajo asalariado pasa a ser un eje central en las vidas de la gente, se asocia la actividad laboral con el espacio físico y el “fichado”, la comprobación por alguna vía de que el trabajador ha acudido al lugar y ha pasado ahí X horas.

El control presencial y de horas tenía un cierto sentido (pese a sus excesos) en una dinámica de producción: a más trabajo más fabricación, a más fabricación más producto para vender, una vez vendidos proporcionan más ingresos. Es evidente que en el trabajo comercial, a pie de calle, la presencialidad es importante, en tanto en cuanto un horario de apertura conocido y suficientemente amplio es clave para el propio desarrollo del trabajo. Ahora bien, ¿qué sucede cuando hablamos del trabajo en oficinas, que tal vez sea el mayoritario? ¿Por qué hay que tener presencialidad al trabajar en una oficina y , de hecho, por qué hay que tener oficinas?

Entiendo en primer lugar que en un trabajo de oficina, sea del sector público o del privado, la presencialidad obligatoria nace como medida de control. Una vez necesario controlar la presencia del trabajador, se hace necesario disponer de lugares donde trabaje . Esto da lugar a una geografía laboral concreta, que ha pasado por distintas etapas con su correspondiente teorización. ¿Mejor cubículos o espacios diáfanos? ¿Cómo debe ser el despacho para diferenciar jerárquicamente a unos y otros? Hay amplia literatura al respecto, hasta sobre la disposición de las mesas.

Nuestra consigna es la siguiente: el oficinismo ha fallecido. Y lo que queda de él, ha de fallecer. Dos son los motivos fundamentales para matar, al menos, al concepto:

  1. Las nuevas tecnologías.
  2. La orientación a resultados.

El trabajo que se realiza por ordenador en una oficina puede realizarse en casa, en un café o donde uno quiera y normalmente no es un trabajo que necesite X horas, sino que necesita un cumplimiento de objetivos. Este cumplimiento no tiene por qué ser de 9 a 5, ni en un lugar concreto. Tiene que ser un cumplimiento, en sí mismo, en su totalidad. Con Internet y sus nuevas herramientas, se puede establecer un control de tareas con el correspondiente seguimiento. Y lo puede realizar cualquier trabajador a la hora que desee. Si tiene que recoger a los niños del Cole, si quiere ir por las mañanas a clases de Artes Marciales Mixtas o si vive de noche y duerme de día, es indiferente mientras cumpla y no importa desde donde trabaje.

¿Cómo entendemos esto en nuestro sector? Concretamente en HA estamos realizando un replanteamiento del lugar físico como espacio de trabajo, lo que implica plantearse en el corto-medio plazo encontrar una nueva sede que satisfaga nuestras expectativas y lo que entendemos que debe ser una oficina. Entendemos que no todo negocio necesita necesariamente unas oficinas, pero nosotros sí. Porque en buena parte de lo que hacemos se requiere una presencia humana. Ahora bien, esta oficina no debe ser, necesariamente, el espacio de trabajo. Debe ser más bien el lugar de recepción, una sede social cómoda, un espacio para negociar, verse con nuestros clientes, que se sientan como en casa.

Las personas que realizan tareas de un corte más administrativo en lo que se refiere a atención y recepción inevitablemente han de tener una presencialidad. En este caso, dicha presencialidad sí exige un horario, que en HA escogen estas personas. Tienen el horario que eligen.

Las tareas de gestión más pura pueden realizarse desde cualquier parte. Por lo tanto, no se necesitan cubículos ni despachos.

Las tareas de negociación, servicios jurídicos etc se realizan “urbi et orbe”. El terreno es la calle, el restaurante, la oficina del cliente… o nuestras propias oficinas. Para lo que requerimos un espacio cómodo de recepción.

Dicho esto, ¿qué oficinas necesitamos en HA y qué oficinas necesita realmente una empresa de nuestro sector? Fundamentalmente dos áreas. Un espacio de recepción donde se ubique el personal administrativo que se encargue de esa atención directa y de “abrir/cerrar/responder/atender”. Espacios de reunión cómodos, varias salas. Y un espacio diáfano donde cualquiera pueda trabajar con un portátil, esto es, que los miembros de nuestro equipo que quieran trabajar permanente u ocasionalmente en nuestra oficina, tengan esa posibilidad de sentarse en una mesa y estar allí. Si acaso, un “war room” para reuniones propias, planificación etc.

Este es el modelo de oficina que pensamos que debe imperar en el sector. Si lo pensamos no se necesita de tanto espacio, pongamos que un 33% del equipo puede trabajar desde donde quiera y no ir nunca – si no lo desea – por las oficinas , otro 33% del equipo necesita ese espacio sólo para charlar con clientes (por lo que no necesita su mesa, su cubículo, su cajonera, sus fotos de las vacaciones, etc) y tal vez el otro 33% restante sí que tenga que estar ahí. Son porcentajes muy gruesos, posiblemente sea menos.

Ya es cuestión de mentalidades terminar con los horarios y con las oficinas, centrarse en el trabajo orientado a resultados. Por cierto, terminar con las oficinas terminaría también con muchos atascos, muchos agobios en el Metro en hora punta, permitiría a la gente vivir en sitios más tranquilos si así quieren hacerlo, en definitiva, ya de paso, además de ser bueno para la mente y el rendimiento lo sería para el medio ambiente.

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